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Mesa de Entrada

SECRETARÍA GENERAL

SECCIÓN DE MESA DE ENTRADA

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Gricelda Escobar Jefa de Mesa de Entrada

Denominación de la Unidad: Sección Mesa de Entrada

Denominación del Cargo : Encargado

Nivel Jerárquico : Operativo

Dependencia Jerárquica : Secretaría General

Unidades Administrativas: Ninguna


Objetivos:        Registrar las entradas y salidas de documentos y expedientes de la Municipalidad de Santa Rita, y orientar a los contribuyentes y personas que acudan a la institución en demanda de gestiones.


Funciones Específicas

  1. Planificar conjuntamente con el Secretario, las actividades de la Mesa de Entradas;
  2. Recibir, registrar y procesar debidamente las solicitudes de los contribuyentes o usuarios de los servicios municipales;
  3. Expedir constancia – contraseña de Mesa de Entradas de los documentos recepcionados;
  4. Remitir las documentaciones recibidas y registradas, a las unidades administrativas pertinentes, de acuerdo a los procedimientos establecidos;
  5. Verificar el cumplimiento de los requisitos de cada trámite solicitado;
  6. Proveer, en cada caso, los formularios y solicitudes a los contribuyentes;
  7. Brindar asesoramiento a los contribuyentes para completar los formularios y solicitudes, relacionados con los trámites;
  8. Realizar el seguimiento de los expedientes presentados a la Municipalidad de Santa Rita, y que se encuentran en trámite;
  9. Mantener actualizados los libros de registros de documentos relacionados con las actividades de la unidad;
  10. Ejercer el custodio sobre los libros de registros habilitados;
  11. Recibir y orientar a los contribuyentes y personas que acudan a la Municipalidad con el propósito de realizar gestiones;
  12. Brindar atención al público en general, que acuda a la Municipalidad en busca de orientaciones e informaciones generales sobre el quehacer municipal;
  13. Elaborar los informes correspondientes a la preparación de la Memoria Anual, de acuerdo con las orientaciones de la Secretaría General;
  14. Mantener informada a la Secretaría General respecto de las actividades y novedades de la Mesa de Entradas, realizar las consultas de manera oportuna;
  15. Elaborar el Informe Diario de expedientes recepcionados y retirados, y remitir a la Secretaría General de forma oportuna;
  16. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos;
  17. Realizar otras actividades asignadas por la Secretaría General que guarden relación con sus objetivos.

 PERFIL DEL CARGO

 Los requerimientos específicos para la cobertura del cargo son:

 Formación Académica

  • Bachillerato Humanístico; Comercial;
  • Formación en Relaciones Públicas y Humanas;
  • Calidad en el servicios;
  • Fluidez en los idiomas español y guaraní;

Experiencia

  • Experiencia mínima de un año en el ejercicio de funciones similares;

Habilidades

  • Capacidad de comunicación y relacionamiento;
  • Alto sentido de la responsabilidad;
  • Desarrollado sentido de la atención concentrada y distribuida;
  • Acentuada memoria virtual y auditiva;
  • Tolerancia a la fatiga;
  • Tolerancia a la frustración;

Responsabilidades del Cargo

  • Recepción y derivación de documentos oficiales; la información brindada a los contribuyentes y al público en general;

Exigencias Físicas

  • Ninguna específica;

Exigencias Emocionales

  • Equilibrio Emocional;
  • Expedición en la gestión;
  • Percepción del detalle;
  • Elevado nivel de la atención concentrada y distribuida,
  • Alto desarrollo del sentido de la responsabilidad;
  • Alto sentido de la confidencialidad;
  • Resistencia a la fatiga mental y física;

Materiales, Documentos, Equipos

  • Técnicos: Expedientes; Solicitudes, Notas, Correspondencias;
  • Administrativos: Reglamentos y procedimientos;
  • Sistemas: informáticos de productividad;
  • Documentos Oficiales: Notas, Correspondencias e Informes;

Especificaciones del Puesto

            Entorno Físico

  • Iluminación y ventilación optimas;
  • Mobiliario moderno y adecuado;

Condiciones Ambientales

  • Temperatura ambiente adecuada, sin humedad y ruidos;

Riesgos

  • Conlleva alto riesgo de estrés emocional.